A forma como consultamos os nossos documentos está a mudar, a comunicação com a administração fiscal e as obrigações com esta vão mudando. Existem, como todos sabemos, novas ameaças à segurança e à credibilidade do digital!
Importante é que além de digital, o documento e a sua circulação se façam de modo seguro e credível.
Hoje propus-me abordar o tema, ainda que sem aprofundar, tendo como pano de fundo o Decreto-Lei nº 28/2019, de 15 de fevereiro, que transpõe para a ordem jurídica nacional a Diretiva 2006/112/CE, que a propósito de pretender promover a simplificação legislativa e a segurança jurídica dos contribuintes, vem criar condições para a desmaterialização de documentos, promovendo a adoção de um sistema de faturação eletrónica e bem assim o arquivo eletrónico de documentos de suporte à contabilidade das empresas.
A União Europeia estabeleceu uma base europeia comum (eIDAS) para uma interação eletrónica segura para aumentar a confiança e segurança das transações online e promover uma maior utilização de serviços online por parte dos cidadãos, operadores económicos e administração pública.
Trata-se de uma criação do Parlamento e do Conselho da União Europeia (Regulamento EU nº 910/2014) relativa à identificação eletrónica e aos serviços de confiança para as transações eletrónicas no mercado interno (mais conhecido como regulamento “eIDAS”).
Por força do Decreto-Lei nº 28/2019 passa a ser obrigatório assegurar que todos os documentos digitais fiscalmente relevantes são assinados com um certificado qualificado. Para já importa saber o que são aquilo que a lei designa por “documentos fiscalmente relevantes” e o que parece resultar do artigo 2º do diploma é que serão: a fatura, a fatura-recibo, a fatura simplificada, o documento retificativo de fatura, o documento de transporte, o recibo e quaisquer outros documentos emitidos, que sejam ou possam ser apresentados ao cliente e que possibilitem a conferência de mercadorias ou de prestação de serviços.
Transcrevo aqui um dos mais importantes artigos do diploma
Decreto-Lei n.º 28/2019 –Secção II –Artigo 12º
Emissão de fatura por via eletrónica
1 -As faturas e demais documentos fiscalmente relevantes podem, mediante aceitação pelo destinatário, ser emitidos por via eletrónica.
2 -Para efeitos do artigo 6.º (Autenticidade da origem, integridade do conteúdo e legibilidade), considera-se garantida a autenticidade da origem e a integridade do conteúdo dos documentos emitidos por via eletrónica se adotado, nomeadamente, um dos seguintes procedimentos:
- a) Aposição de uma assinatura eletrónica qualificada nos termos legais;
- b) Aposição de um selo eletrónico qualificado, nos termos do Regulamento (UE) n.º 910/2014, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 23 de julho de 2014;
- c) Utilização de um sistema de intercâmbio eletrónico de dados, desde que os respetivos emitentes e destinatários outorguem um acordo que siga as condições jurídicas do «Acordo tipo EDI europeu», aprovado pela Recomendação n.º 1994/820/CE, da Comissão, de 19 de outubro.
(…)
A realidade é que a probabilidade de serem usadas as certificações é grande e passarão a ser usadas nos emails, nas assinaturas dos acordos e nos documentos pdf, porque são ferramentas geradoras de confiança nos processos digitais.
Embora a aplicabilidade fosse para 1 de janeiro de 2021, o atual cenário obrigou a que tenha sido sucessivamente adiado, primeiro para 30 de junho (Despacho Nº 72/2021-XXII de10 de março de 2021) e posteriormente para 30 de setembro de 2021 (Despacho Nº 133/2021-XXII de 22 de abril).
Seguramente esta legislação vai obrigar o empresariado a adequar-se e a procurar responder a este novo imperativo, desde logo com o apoio necessário junto da pessoa responsável pela contabilidade da empresa, que em princípio tudo fará para o ajudar a promover e responder a mais esta mudança.
José Luís Freitas
Diretor Geral WORKSPACE living business
