No dia 15 de Fevereiro de 2019 foi publicado o Decreto-Lei nº28/2019 que permitiu o início da revolução da Contabilidade, nomeadamente pela possibilidade dos documentos contabilísticos passarem a ser arquivados em formato digital.
Esta nova legislação permite que, a partir de 1 de Janeiro de 2020, os sistemas de arquivo dos documentos da contabilidade das empresas possam ser totalmente eletrónicos, mesmo para documentos processados em papel, que passam a poder ser digitalizados e arquivados eletronicamente.
Com a evolução tecnológica que se tem assistido nos últimos anos, com o progressivo desenvolvimento dos Sistemas de Informação, aliados a esta nova legislação, a Contabilidade das empresas está a sofrer uma autêntica revolução, não só a das grandes e médias empresas, mas também a das pequenas e micros.
Com o arquivo digital, os empresários poderão aceder às faturas da Contabilidade em formato digital, a partir de plataformas Web, a qualquer hora do dia, e a partir de qualquer dispositivo. Estes documentos poderão estar indexados por vários elementos, como o fornecedor, data de emissão ou valores, o que potencia o desenvolvimento de motores de pesquisa documental potentes e robustos.
Com estes arquivos, o empresário vai poder pesquisar e fazer download, por exemplo, de todas as faturas do fornecedor X, com valor superior a 100€, emitidas no 1º semestre de 2020. Isto sem ter de solicitar ao Contabilista, ou sem ter de, ele próprio, procurar por estes documentos em dossiers físicos de documentação.
Naturalmente, o arquivo digital irá potenciar o tratamento digital desta informação, o que aliado ao tratamento contabilístico e a respetiva produção de documentação contabilística – como os balancetes ou demonstrações financeiras – iremos ter uma contabilidade com informação cada vez mais útil, mais disponível e mais atualizada, que terá cada vez mais importância no suporte à tomada de decisão qualificada do empresário.
É cada vez mais frequente os serviços de Contabilidade das empresas disponibilizarem aos empresários mapas de suporte à gestão, com a agregação de dados contabilísticos, expressos em gráficos e tabelas, que permitem ao empresário a análise da evolução da sua empresa.
Por outro lado, a existência do arquivo digital tem inevitáveis reduções de custos associados, dado que as faturas eletrónicas já não têm de ser impressas, os dossiers físicos não têm de ser adquiridos, e o espaço que estes ocupariam podem ser utilizados para outras funções, mais relevantes ao negócio da empresa.
Numa época de progresso tecnológico, mas também de grande preocupação ambiental, não poderia deixar de sublinhar o contributo para o meio ambiente que a proliferação que os arquivos digitais de Contabilidade irá implicar. Se pensarmos a nível nacional, serão certamente muitas toneladas de papel que deixaram de ser consumidas por ano. O ambiente agradece!
Não obstante são várias as obrigações que os contribuintes têm de garantir para poderem optar pelo arquivo digital da Contabilidade. Os discos do arquivo digital têm de estar sediados fisicamente em Portugal, ou num outro Estado membro da União Europeia, e o acesso à documentação tem de ficar garantido através de terminais situados em Portugal durante o período de pelo menos 10 anos. Por outro lado, todos os documentos têm de ser totalmente legíveis.
Apesar destas obrigações, é inegável que são muito mais as vantagens que um arquivo digital potencia, do que as desvantagens que estas obrigações implicam.
Nuno Bravo